Diajukan sebagai tugas mata kuliah
Sistem Informasi Manajemen
Disusun oleh:
Nama : Aginta
Syahrulina
NIM : 11140210
Dosen pengampu:
Septia Lutfi, Skom, Mkom.
STIE BANK BPD JATENG
2015
Definisi Sistem Informasi Sumber
Daya Manusia (SISDM)
Sumber daya manusia menurut Gomes
(2000) adalah salah satu sumber daya yang ada dalam organisasi, meliputi semua
orang yang melakukan aktivitas. Sumber daya manusia menurut Hasibuan (2002)
adalah kemampuan terpadu dari daya pikir dan daya fisik yang dimiliki individu.
Perilaku dan sifatnya ditentukan oleh keturunan dan lingkungannya, sedangkan
prestasi kerjanya dimotivasi oleh keinginan untuk memenuhi kepuasannya.
Sistem yang menyediakan informasi
mengenai SDM perusahaan adalah sistem informasi sumber daya manusia atau HRIS (human
resource information system). Nama system manajemen sumber daya manusia (human
resource management system) atau HRMS juga semakin banyak digunakan. (MC
leod : 44)
HRIS merupakan sistem informasi
untuk mendukung kegiatan-kegiatan manajer di fungsi sumber daya manusia. Fungsi
ini dulunya bernama fungsi department personalia sekarang diubah namanya
menjadi fungsi SDM untuk menunjukan bahwa manusia didalam organisasi adalah
sumber daya ekonomis yang penting. (Jogiyanto HM , 2005: 249).
Pengertian menurut wikipedia.com,
yang dimaksud sumber daya manusia adalah sebuah bentuk interseksi atau
pertemuan antara bidang ilmu manajemen sumber daya manusia (MSDM) dan teknologi
informasi. sistem ini menggabungkan MSDM sebagai suatu disiplin yang utamanya
mengaplikasikan bidang teknologi informasi ke dalam aktivitas-aktivitas MSDM
seperti dalam hal perencanaan, dan menyusun sistem pemrosesan data dalam
serangkaian langkah-langkah yang terstandarisasi dan terangkum dalam aplikasi
perencanaan sumber daya perusahaan atau enterprise resource planning (ERP).
Secara keseluruhan sistem ERP bertujuan mengintegrasikan informasi yang
diperoleh dari aplikasi-aplikasi yang berbeda ke dalam satu sistem basisdata
yang bersifat universal. Keterkaitan dari modul kalkulasi finansial dan modul
MSDM melalui satu basisdata yang sama merupakan hal yang sangat penting yang
membedakannya dengan bentuk aplikasi lain yang pernah dibuat sebelumnya,
menjadikan aplikasi ini lebih fleksibel namun juga lebih kaku dengan
aturan-aturannya.
Sistem informasi sumber daya manusia
adalah sistem terintegrasi yang menyediakan informasi yang digunakan dalam
pembuatan keputusan sumber daya manusia. ( Prof. Dr. Hj. Soedarmayanti, M.Pd,
APU ). Sistem informasi sumber daya manusia (SISDM) atau human resources
information system (HRIS) adalah program aplikasi komputer yang
mengorganisir tata kelola dan tata laksana manajemen sumber daya manusia di
perusahaan guna mendukung proses pengambilan
HRIS merupakan salah satu sistem
informasi terpenting yang ada di dalam sebuah perusahaan. Human Resources
Information System (HRIS)
adalah program aplikasi komputer yang mengorganisir tatakelola dan tatalaksana
manajemen SDM di perusahaan guna mendukung proses pengambilan keputusan atau
biasa disebut dengan Decision Support System, yang menyediakan berbagai
informasi yang diperlukan.
HRIS adalah sebuah bentuk interseksi/pertemuan antara
bidang ilmu manajemen sumber daya manusia (MSDM) dan teknologi informasi.
Sistem ini menggabungkan MSDM sebagai suatu disiplin yang utamanya mengaplikasikan
bidang teknologi
informasi ke dalam
aktivitas-aktivitas MSDM seperti dalam hal perencanaan, dan menyusun sistem
pemrosesan data dalam serangkaian langkah-langkah yang terstandarisasi dan
terangkum dalam aplikasi perencanaan sumber daya perusahaan/enterprise resource
planning (ERP).
Tujuan dan Manfaat Sistem Informasi Sumber Daya Manusia
Dalam
sistem informasi sumber daya manusia (SISDM) mempunyai dua tujuan utama dalam
organisasi antara lain : Untuk meningkatkan efisiensi, dimana data karyawan dan
aktivitas sumber daya manusia digabungkan menjadi Satu Agar supaya lebih
strategis dan berhubungan dengan perencanaan sumber daya manusia Ditinjau dari
manfaatnya sistem informasi sumber daya manusia mempunyai manfaat dalam
organisasi yaitu otomatis dalam sistem penggajian dan aktivitas tunjangan.
Dengan sistem informasi sumber daya manusia, catatan waktu karyawan dimasukan
dalam sistem, dan pengurangan yang sesuai dan penyesuaian karyawan lainnya akan
tercermin dalam pengecekan gaji terakhir. Untuk dapat merancang dan
menghasilkan suatu sistem informasi sumber daya manusia ada beberapa hal yang
perlu diperhatikan antara lain :
·
Informasi apa yang tersedia dan
informasi apa yang dibutuhkan mengenai orang-orang dalam organisasi?
·
Apa kegunaan informasi tersebut?
·
Siapa yang membutuhkan informasi
tersebut?
·
Serta kapan dan seberapa sering informasi
tersebut dibutuhkan?
Selanjutnya
kegunaan sistem informasi sumber daya manusia dapat digunakan pada :
Perencanaan
dan analisis sumber daya manusia (SDM) Keseteraan dan pekerjaan Kepegawaian
Pengembangan SDM Kompotensi dan tunjangan Kesehatan, Keselamatan dan Keamanan
Hubungan karyawan dan buruh Peningkatan secara dramatis dalam penggunaan
internet telah membangkitkan , baik kemungkinan maupun kekhawatiran
professional sumber daya manusia, terutama ketika membangun intranet dan
ekstranet. Internet adalah sebuah jaringan organisasional yang beroperasi
melalui internet.Sedangkan entranet adalah jaringan terhubung dengan internet
yang memberikan karyawan akses pada informasi yang disediakan oleh eksternal
diantaranya Papan Buletin, Akses Data, Swalayan Karyawan dan Hubungan yang
diperpanjang.
Fungsi dari HRIS itu antara lain adalah
sebagai berikut :
1.
Perekrutan dan Penerimaan (Recruiting and Hiring)
SDM membantu
menerima pegawai baru ke dalam perusahaan. SDM selalu mengikuti perkembangan
terakhir dalam peraturan pemerintah yang mempengaruhi praktek kepegawaian dan
menasehati manajemen untuk menentukan kebijakan yang sesuai.
2.
Pendidikan dan Pelatihan
Selama
periode kepegawaian seseorang, SDM dapat mengatur berbagai program pendidikan
dan pelatihan yang diperlukan untuk meningkatkan pengetahuan dan keahlian kerja
pegawai.
3. Manajemen
Data
Proses
pengelolaan data sehingga dapat digunakan sebagai sumber (informasi/analisis)
yang dapat dipercaya untuk perorangan/umum.
4.
Penghentian dan Admistrasi Tunjangan
Selama seseorang diperkerjakan oleh perusahaan mereka menerima paket tunjangan.
Setelah penghentian, SDM mengurus program pensiun perusahaan bagi mantan
pegawai yang berhak.
5.
Perencanaan Karir (Career Planning)
Bertanggung
jawab atas pengelolaan, perencanaan dan jenjang karir bagi seluruh anggota
organisasi. Fungsi ini menjawab setiap pegawai memiliki jalur karir menurut
tugas, tanggung jawab, dan kompetensi yang ia miliki. Mengacu kepada kondisi
jangka panjang, karir setiap pegawai akan ditentukan oleh kelompok kerja di
mana masing-masing pegawai bekerja (vertical path), namun dengan
mempertimbangkan besarnya organisasi masing-masing, penyeberangan karir dari
setiap kelompok tidak dapat dihindarkan (cross functhin career path) atau
bahkan berpindah dari satu kelompok ke kelompok lainnya (horizontal carreer
path).
6. Hubungan
Karyawan (Employee Relations)
Berfungsi
sebagai internal PR bagi setiap kebutuhan pegawai terhadap informasi, kebijakan
dan peraturan perusahaan. Fungsi ini juga penting untuk menggali input-input
dari pegawai mengenai berbagai aspek dalam organisasi.
7.
Separation Management
Berfungsi
untuk mengelola seluruh tindakan pemutusan hubungan kerja dalam organisasi
banyak yang disebabkan karena normal separation (pensiun, habisnya masa
kontrak, atau meninggal), forced separation (indisipliner, dll), atau early
retirement (pensiun sebelum masanya).
8. Personnel
Administration and HRIS
Biasa
dikenal dengan Personalia atau Kepegawaian adalah fungsi yang mendukung
terlaksananya fungsi HR yang lain. Secara umum fungsi ini bertanggung jawab
terhadap Employee Database, Payroll dan pembayaran benefit lainnya, pinjaman
karyawan, absensi, pencatatan cuti tahunan.
Karakteristik informasi yang dipersiapakan dalam Sistem Informasi Sumberdaya
Manusia adalah:
1. Timely
(tepat waktu)
2. Accurate
(akurat)
3. Concise
(ringkas)
4. Relevant
(relevan)
5. Complete
(lengkap)
Manajer
dalam suatu perusahaan memerlukan informasi yang memiliki karakteritik di atas
dalam rangka mengambil suatu keputusan (a decision making).
Model Sistem Informasi
Sumber Daya Manusia
Satu hal dari SDM yang membedakannya dari sistem
informasi fungsional lain adalah beragamnya aplikasi yang di mungkinkan.
kergaman ini tercermin dalam enam
subsistem output.
Macam-macam Aplikasi yang digunakan
untuk Human Resources Information System adalah :
1. Employee
Database Management
Database
Management System (DBMS) adalah seperangkat program komputer yang mengendalikan
pembuatan, pemeliharaan, dan penggunaan database. Hal ini memungkinkan
organisasi untuk menempatkan kontrol terhadap pembangunan database di tangan
administrator database (DBAs) dan spesialis lainnya. Sebuah DBMS adalah
perangkat lunak sistem paket yang membantu penggunaan koleksi terpadu dari
catatan data dan file yang dikenal sebagai database. Hal ini memungkinkan
program aplikasi user yang berbeda untuk dengan mudah mengakses database yang
sama. DBMSs dapat menggunakan salah satu dari berbagai model database, seperti
model jaringan atau model relasional. Dalam sistem yang besar, sebuah DBMS
memungkinkan pengguna dan perangkat lunak lain untuk menyimpan dan mengambil
data dengan cara terstruktur.
2.
Performance Management
3.
Recruitment Database Integrated System
Rekrutmen
(recruitment) dapat diartikan sebagai suatu proses untuk mendapatkan calon
karyawan yang memiliki kemampuan yang sesuai dengan kualifikasi dan kebutuhan
suatu organisasi / perusahaan.Prosesnya dimulai dari penetapan kualifikasi
calon karyawan yang dibutuhkan, mencari resource, mengumpulkan surat lamaran
dan dokumen-dokumen yang dibutuhkan dan diakhiri dengan mengumpulkan
orang-orang yang tertarik dengan pekerjaan yang lowong. Recruitment Database
Integrated System dikembangkan dengan tampilan menu mencakup semua proses
rekrutmen dan seleksi yang dilakukan oleh perusahaan. Walaupun alur proses di
masing-masing perusahaan dapat berbeda, namun aplikasi software ini dibangun
secara"fleksible" mengikuti proses bisnis yang ada dalam perusahaan.
4.
Competency Based Integrated System
5. Talent
Management Integrated System
Talent management
meliputi pengembangan individu dan organisasi di dalam menjawab perubahan dan
kompleksitas lingkungan operasi. Aktivitas dalam talen management termasuk
menciptakan dan mempertahankan budaya organisasi yang mendukung (support) dan
berorientasi pada orang (people oriented).
6.
Compensation & Benefit Management System
Karakteristik
informasi yang dipersiapakan dalam Sistem Informasi Sumber daya Manusia adalah:
- Timely (tepat waktu)
- Accurate (akurat)
- Concise (ringkas)
- Relevant (relevan)
- Complete (lengkap)
·
Komponen Sistem Informasi Sumber Daya Manusia
Komponen
Sistem Informasi Sumber Daya Manusia
Komponen
sistem informasi sumber daya manusia terdiri dari sistem input dan output
sumber daya manusia, serta database sumber daya manusia.
1. Sistem input sumber daya
manusia
Sistem ini
terdiri dari tiga bagian yaitu dua bagian untuk mendapatkan data internal dan
satu bagian untuk mendapatkan data eksternal.
1. Sumber data internal dapat
terdiri dari dua bagian yaitu :
a. Data
keuangan yag dapat diambil dari basis data akuntansi. Sistem SIA (Sistem
Informasi Akuntansi) menyediakan data akuntansi bagi HRIS sehingga database
berisi gambaran yang lengkap dari sumber daya personil baik keuangan maupun non
keuangan. Contoh elemnen akuntansi adalah upah per jam, gaji bulanan,
pendapatan kotor saat ini, dan pajak penghasilan tahun berjalan. SIA
menyadiakan data akuntansi bagi HRIS sehingga database berisi gambaran yang
lengkap dari sumber daya personil keuangan dan non-keuangan. Keterlibata SDM
dalam aplikasi penggajian dalam bentuk penyediaan proses dan data pendukung
bagi SIA.
b. Data
sumber daya manusia non-keuanagan dapat diperoleh melalui penelitian SDM.
Sistem penelitian sumber daya manusia bergfungsi untuk mengumpulkan data
melalui proyek penelitian khusus. Contohnya:
a)
Penelitian Suksesi (Succession Study) dilakukan untuk mengidentifikasi
orang-orang dalam perusahaan yang merupakan calon bagi posisi yang akan
tersedia. Mungkin seseorang kepala departemen akan pensiun, dan manajemen
puncak ingin mengetahui siapa yang dapat dipertimbangkan untuk dipromosikan ke
jabatan itu,
b) Analisis
dan Evaluasi Jabatan (Job Analysis and Evaluation) mempelajari setiap
jabatan dalam suatu area untuk menentukan lingkup dan mengidentifikasikan
pengetahuan dan keahlian yang diperlukan,
c)
Penelitian Keluhan (Grievance Studies) membuat tindak lanjut atas
keluhan yang disampaikan pegawai untuk berbagai alasan. Data dari riset ini
umumnya diperoleh malalui observasi dan wawancara langsung dengan responden
survey daftar pertanyaan. Data riset ini misalnya adalah data yang diperoleh
dari studi suksesi, harapan karyawan, job analysis, kebutuhan tenaga
kerja, identiikasi pengetahuan dan keahlian yang dibutuhkan untuk
pekerjaan-pekerjaan tetentu, keluhan karyawan dan sebagainya.
2. Sumber data eksternal disebut
dengan human resource intelligent
data.
Sistem ini mengumpulkan data yang berhubungan dengan sumber daya manusia
dari lingkungan luar perusahaan. Elemen lingkungan yang menyediakan data ini meliputi
pemerintah, pemasok, serikat pekerja, masyarakat global, masyarakat keuangan
dan Pesaing.
a. Intelijen
Pemerintah. Pemerintah menyediakan data dan informasi yang membantu perusahaan
mengikuti berbagai peraturan ketenagakerjaan.
b. Intelijen
Pemasok. Pemasok mencakup perusahaan seperti perusahaan asuransi, yang
memberikan tunjangan pegawai, dan lembaga penempatan lulusan universitas serta
agen tenaga kerja yang berfungsi sebagai sumber pegawai baru. Para pemasok ini
menyediakan data dan informasi yang memungkinkan perusahaan melaksanakan fungsi
perekrutan dan peneriamaan.
c. Intelijen
Serikat Pekerja. Serikat pekerja memberikan data dan informasi yang digunakan
dalam mengatur kontrak kerja antara serikat pekerja dan perusahaan. Data
serikat pekerja yang dibutuhkan misalnya kontrak-kontrak kerja dengan serkat
pekerja. Data pemerintah berupa aturan-aturan pemerintah tentang
ketenagakerjaan misalnya upah minimum regional dan tunjangan hari raya. Sumber
data lulusan universitas dapat dilakukan dengan menghubungkan system informasi
SDM dengan situs alumni universitas-universitas yang ada. Sumber data bursa
tenaga kerja dapat diperoleh dari agen-agen penyedia tenaga kerja.
d. Intelijen
Masyarakat Global. Masyarakat global menyediakan imnformasi yang menjelaskan
sumber daya lokal seperti perumahan, pendidikan, dan rekreasi. Informasi ini
digunakan untuk merekrut pegawai dalam skala lokal, nasional dan internasional,
dan untuk mengintegrasikan pegawai yang ada ke dalam komunitas lokalnya.
e. Intelijen
Masyarakat Keuangan. Masyarakat keuangan memberikan data dan informasi ekonomi
yang digunakan dalam perncanaan personil.
f. Intelijen
Pesaing. Dalam industri tertentu yang memerlukan pengetahuan dan
keahlian yang sangat khusus, seperti industri komputer, sering terjadi
perpindahan pegawai dari satu perusahaan ke perusahaan lain. Beberapa
perusahaan memandang pesaing mereka sebagai sumber pegawai baru yang baik, dan
mengumpulkan informasi mengenai praktek personalia pesaing, dan mungkin
informasi perorangan yang berpotensi untuk direkrut.
2. Sistem output sumber daya
manusia
a. Bentuk
dasar Output
Pemakai HRIS
biasanya menerima output dalam bentuk laporan periodik dan jawaban atas database
queries. Model matematika digunakan dalam beberapa hal, dan ada yang
menggunakan sistem pakar.
b. Perangkat
lunak HRIS
Perangkat
lunak sistem output yang digunakan oleh perusahaan HRSP kadang berbentuk siap
pakai (Prewritten) yang dibeli dari pemasok perangkat lunak, atau kadang
dikembangkan sendiri oleh perusahaan. Lebih banyak perangkat lunak pesanan (custom)
yang dikembangkan bersama oleh sumber daya manusia dan jasa informasi daripada
oleh SDM atau jasa informasi sendiri, dan tampaknya sedikit yang diproduksi
oleh perusahaan luar.
Enam macam
kelompok output dapat dihasilkan oleh sistem informasi sumber daya
manusia, yaitu;
a.
Informasi-informasi tentang perencanaan tenaga kerja, merupakan yang dibutuhkan
oleh para menejer atas untuk merencanakan kebutuhan tenaga kerja dalam jangka
pendek dan jangka panjang. Informasi ini meliputi informasi untuk analisis
perputaran tenaga kerja dan perencanaan tenaga kerja itu sendiri. Tabel di
bawah ini mendaftarkan aplikasi dalam subsistem alam urutan berdasarkan jumlah
perusahaan yang telah menggunakannya. Tabel ini juga mengidentifikasikan jumlah
perusahaan yang dalam proses penerapan aplikasi tersebut, angka pada bagian
bawah tabel menunjukkan persentase perusahaan yang memiliki aplikasi
operasional. Persentase ini memberikan petunjuk popularitas relatif dari
subsistem. Semua subsistem output akan mengikuti format tabel seperti ini
Tabel 1
Jumlah
Perusahaan yang Menggunakan Aplikasi
Perencanaan
Angkatan Kerja
Nama
Aplikasi
|
Sedang
digunakan
|
Sedang
dikembangkan
|
Pembuatan
Bagan Organisas
|
238
|
58
|
Peramalan
Gaji
|
237
|
47
|
Analisis/evaluasi
Jabatan
|
176
|
66
|
Perencanaan6861pemodelan
kerja
|
66
|
29
|
Total
|
785
|
261
|
Persentase
aplikasi yang sedang digunakan : 75
Dari tabel
diatas, kita dapat melihat bahwa aplikasi perencanaan angkatan kerja yang
paling populer adalah pembuatan bagan organisasi, peramalan gaji, dan analisis
atau evaluasi kerja. Sebagian besar usaha pengembangan tertuju pada analisis
atau evaluasi kerjam perencanan dan pembuatan bagan organisasi. Dari semua
aplikasi, dua yang paling sedikit diperhatikan, perencanaan dan pemodelan
angkatan kerja, nampaknya mendasar bagi perencanaan angkatan kerja. Penggunaan
kedua hal ini yang rendah secaara relatif menunjukkan bahwa masih banyak tempat
untuk pengembangan aplikasi dalam subsistem ini.
b. Informasi
tentang pengadan tenaga kerja atau rekruitmen merupakan informasi-informasi
yang dibutuhkan untuk pengadaan tenaga kerja secara eksternal dan internal.
Informasi ini diantaranya adalah informasi pasar tenga kerja, penjadwalan
wawancara, perekruitan, dan analisis rekruitmen. Tabel di bawah ini
mengidentifikasikan dua aplikasi perekrutan. Dari segi jumlah aplikasi
perekrutan. Dari segi jumlah aplikasi, merupakan subsistem output terkecil.
Namun, penelusuran pelamar telah diterapkan secara ekstensif dan juga merupakan
kegiatan pengembangan yang tinggi. Penelusuran pelamar kerja sebelum mereka
dipekerjakan lebih banyak dipraktekkan daripada melakukan pencarian internal
untuk menemukan calaon pekerja. Hal ini menunjukkan bahwa usaha perusahaan
untuk mengisi lowogan kerja lebih difokuskan pada lingkungan daripada pegawai
yang ada.
Tabel 2
Jumlah
Perusahaan yang Menggunakan Aplikasi Perekrutan
Nama
Aplikasi
|
Sedang
digunakan
|
Sedang
dikembangkan
|
Penelusuran
Pelamar
|
235
|
98
|
Pencarian
internal
|
111
|
56
|
Total
|
346
|
154
|
Persentase
aplikasi yang sedang digunakan: 69
c.
Informasi-informasi tentang pengelolaan tenaga kerja, merupakan informasi yang
dibutuhkan untuk mengelola sumber daya manusia didalam organisasi.
Informasi-informasi meliputi informasi-informasi pelatihan, penilaian atau
evalusi kerja, avaluasi keahlian, karier, reolokasi jabatan, suksesi,
kedisiplinan. Dalam hal jumlah aplikasi, ini merupakan subsistem terbesar,
dengan tujuh aplikasi terdaftar pada tabel di bawah ini. Namun dalam hal
persentase aplikasi yang digunakan, manajemen angkatan kerja di urutan
terakhir. Hanya dua pertiga dari perusahaan HRSP yang menggunakan aplikasi ini.
Angka-angka “ sedang digunakan” jelaslah bahwa hanya penilaian kerja dan
pelatihan yang mendapat dukungan kuat.namun, terdapat cukup usaha pengembangan
yang sedang berlangsung, pada pengendalian posisi, keahlian/ kompetensi,
pelatihan dan suksesi.
Tabel 3
Jumlah
Perusahaan yang Menggunakan Aplikasi
Angkatan
Kerja
Nama
aplikasi
|
Sedang
digunakan
|
Sedang
dikembangkan
|
Penilaian
Kinerja
|
244
|
60
|
Pelatihan
|
216
|
102
|
Pengendalian
Posisi
|
177
|
108
|
Relokasi
|
121
|
33
|
Keahlian/
kompetensi
|
115
|
107
|
Suksesi
|
110
|
102
|
Pendisiplinan
|
63
|
39
|
Total
|
1.046
|
551
|
Persentase
aplikasi yang sedang digunakan : 65
d.
Informasi-informasi tentang kompensasi meliputi informasi tentang penggajian
dan kompensasinya yang meliputi kehadiran dan jam kerja, perhitungan gaji dan
bonus, analisis kompensasi dan perencanaan kompensasi. Tiga subsistem terakhir
menunjukkan area HRIS yang paling berhasil, dengan beragam aplikasi dan
persentase penggunaan sekitar 80 %. Aplikasi kompensasi telah dicapai pada
tingkat tertinggi seperti terlihat pada tabel di bawah ini. Aplikasi
peningkatan penghargaan telah diterapkan lebih luas daripada aplikasi HRIS lain
– di 404 dari 503 perusahaan HRSP. Semua aplikasi lain juga menikmati tingkat
penerapan yang tinggi. Kehadiran satu-satunya area yang paling besar usaha
pengembangannya. Mungkin salah satu alasan popularitas berbagai aplikasi ini
adalah mereka mudah diterapkan. Mereka semua berbau “gaji” dan gaji mungkin
merupakan aplikasi komputer yang paling mapan dalam bisnis. Walau SDM telah
menyerahkan gaji pada SIA di banyak perusahaan, jelaslah bahwa banyak
pemrosesan yang masih dilakukan.
Tabel 4
Jumlah
Perusahaan yang menggunakan Aplikasi Kompensasi
Nama
Aplikasi
|
Sedang
digunakan
|
Sedang
dikembangkan
|
Peningkatan
Penghargaan
|
404
|
36
|
Gaji
|
389
|
21
|
Kompensasi
Eksekutif
|
273
|
39
|
Insentif
Bonus
|
230
|
31
|
Kehadiran
|
191
|
69
|
Total
|
1.487
|
196
|
Persentase
aplikasi yang sedang digunakan : 88
e.
Informasi-informasi tentang benefit yang diterima oleh karyawan. Benefit
berbeda dengan komepensasi. Kompensasi lebih insentif yang dihubungkan dengan
kinerja karyawanya, sedangkan benefit lebih ke manfaat tambahan yang
diterima karyawan seperti dana pensiun. Pensiun diperusahaan dapat berupa
defined contribution (perusahaan member kontribusi misalnya menambah 10% dari
gaji untuk tambahan pensiun diberikan langsung ke karyawan), defined benefit
(perusahaan menyediakan dana tiap bulannya disimpan di dana pensiun dan akan
diterima karyawan jka mereka pensiun) atau profit sharing (karyawan
menerima persentasi dari laba perusahaan) Aplikasi benefit telah diterapkan
dalam skala besar, dengan enam aplikasi terpisah dan 84% tingkat penggunaan.
Tabel berikut menggambarkan jumlah perusahaan yang sangat bergantung pada unit
SDM untuk menyediakan paket benefit yang baik bagi pemakai yang masih
bekerja maupun yang telah pensiun.
Tabel 5
Jumlah
Perusahaan yang Menggunakan Aplikasi Benefit
Nama
Aplikasi
|
Sedang
digunakan
|
Sedang
dikembangkan
|
Defined contribution
|
275
|
28
|
Defined
Benefits
|
270
|
47
|
Benefit
Statement
|
234
|
57
|
Flexilble
Benefits
|
195
|
55
|
Pembelian
Saham
|
149
|
16
|
Pemrosesan
Klaim
|
88
|
11
|
Total
|
1.211
|
224
|
Persentase
aplikasi sedang digunakan : 84
f.
Informasi-informasi tentang lingkungan kerja. Informasi ini berhubungan dengan
keluhan-keluhan, kecelakaan selama kerja, kesehatan karyawan dan lingkungan
kerjanya. Berbagai aplikasi ini membuat HRIS tetap berjalan, pelaporan
kebijakan dan praktek personalia perusahaan kepada pemerintah. Tabel berikut
menunjukkan dua aplikasi EEO (Equal Employement Opportunity) yang
diterapkan secara luas, dilengkapi dengan informasi lain yang ditujukan
langsung untuk pemerintah maupun serikat pekerja. Berbagai aplikasi ini
ditujukan untuk memenuhi tanggung jawab perusahaan kepada pihak yang
berkepentingan di luar perusahaan, bukan kepada manajemen.
Tabel 6
Jumlah
Perusahaan yang Menggunakan
Aplikasi
Pelaporan Lingkungan
Nama
Aplikasi
|
Sedang
digunakan
|
Sedang
dikembangkan
|
Catatan
EEO
|
402
|
43
|
Analisis
EEO
|
352
|
47
|
Peningkatan
Serikat Pekerja
|
165
|
13
|
Catatan
Kesehatan
|
102
|
41
|
Catatan
Beracun
|
80
|
32
|
Keluhan
|
66
|
31
|
Total
|
1.167
|
207
|
Persentase
aplikasi yang sedang digunakan: 85
3. Database
Sistem Informasi Sumber Daya Manusia
Meningkatnya
kerumitan masakah yang berhubungan dengan personil, disebabkan oleh banyaknya
peraturan pemerintah fan meluasnya pilihan benefit, membuat penyimpanan data
dalam komputer sebagai suatu keharusan. Bagi database SDM berbasi komputer ,
tersedia beberapa alternatif dalam hal isi. Lokasi dan manajemen pemasukan
data.
1. Isi
database
HRIS dapat
berisi data yang menjelaskan tidakhanya pegawai, tetapi juga organisasi dan
perorangan di lingkungan perusahaan. Elemen-elemen lingkungan mempengaruhi
sumber daya manusia dalam beberapa cara.
a. Data
pegawai,kebanyakan database berisi data yang berhubungan dengan pegawai
perusahaan yang ada. Di 82,5% perusahaan HRSP yang menjawab survei 1990-91,
data pegawai merupakan satu-satunya data yang disimpan, tetapi untuk tiap
peagawai dapat tersimpan ratusan elemen data.
b. Data
non-pegawai, ketika diminta untk menjelaskan data non-pegawai dalam database
mereka, 8% responden HRSPmengidentifikasikan data yang menjelaskan organsisasi
di lingkungan perusahaan seperti agen tenaga kerja, akademi dan universitas,
serikat pekerja dan pemerintah. Juga diidentifikasikan data yang menjelaskan
perorangan seperti pelamar, tanggungan, keuntungan dan pegawai yang masih
bertahan.
2. Lokasi
database
Dalam
perusahaan HRSP, sebagian besar database HRIS ditempatkan pada komputer sentral
perusahaan, tetapi yang lain berada di SDM, pada divisi operasi lai, dan diluar
pusat pelayanan.
3. Perangkat
lunak manajemen
Unit HRIS
telah menerapkan sistem manajemen database (DMBS) untuk mengelola database HRIS
mereka. Pada tabel di bawah ini mendaftarkan DBMS yang populer, seperti yang
dilaporkan pada peneitian HRSP. Tiga sistem teratas semuanya digunakan di
mainframe, dan popularitas mereka mempertegas peran kunci yang dimiliki oleh
sistem besar seperti pada HRIS. Walau IMS merupakan salah satu DBMS pertama,
IMS tetap populer karena kemampuannya menangani data berjumlah besar. FOCUS
digunakan lebih untuk pengambilan data daripada manajemen data. DB2 merupakan
database relasional mendapat dukungan diakhir 1980-an, dBAse adalah sistem
berbasi komputer mikro yang paling populer. 194 sistem yang terdapat kategori
”lain-lain” menunjukkan beragamnya jenis perangkat lunak database yang dipilih
oleh SDM untuk digunakan
4. Database
Data
dimasukkan ke dalam database dari beberap sumber, menurut penelitian HRSP.
Non-manajer dalam SDM adalah sumber paling populer (86,9%), diikuti oleh
non-manajer diluar SDM (36,1%), manajer dalam SDM (30,8%), dan manajer diluar
SDM (7,8%). Pemasukkan data dari lingkungan relatif jarang hanya dilaporkan
oleh sekitar 24,2% perusahaan.
File-file
basis data sumber daya dibentuk oleh tiga sumber input yaitu data eksternal
sumber daya manusia, data internal riset sumber daya manusia dan data internal
keuangan sumber daya manusia (dari system informasi akuntansi) sebagai berikut
Nama file
basis data
sumber
daya manusia
|
Sumber
data
|
Peraturan
pemerintah
Kontrak
serikat pekerja
Lulusan
universitas
Bursa
tenaga kerja
Keluhan
karyawan
Pengetahuan
& keahlian
Harapan
karyawan
Analisis
pekerjaan
Data
kaaryawan
Daftar
gaji
penerimaan
gaji
piutang
karyawan
|
Eksternal
(intelligent)
Eksternal
(intelligent)
Eksternal
(intelligent)
Eksternal
(intelligent)
Riset
produksi
Riset
produksi
Riset
produksi
Riset
produksi
System
informasi akuntansi-siklus penggajian
System
informasi akuntansi-siklus penggajian
System
informasi akuntansi-siklus penggajian
System
informasi akuntansi-siklus penggajian
|
Sistem
Informasi Sumber Daya Manusia(Human Resource Information system atau HRIS)
merupakan suatu sistem yang dimilki oleh perusahaan ntuk mengumpulkan dan
memelihara data yang menjelaskan sumber daya manusia, mengubah data tersebut
menjadi informasi, dan melaporkan informasi itu kepada pemakai.
Bagi
perusahaan yang memiliki unit HRIS Formal, unit ini berada pada berbagai
tempat. Kebanyakan unit (73 %) berada di SDM, tetapi sbagian (8,4 %) merupakan
bagian dari jasa informasi, sebagian (1,8 %) berada di bagian gaji dari
departemen akuntansi , dan sebagian (4,9%) ditempatkan di luar perusahaan
seperti diorganisasi jasa dan outsourcers.
Pengaturan
yang paling populer adalah HRIS melapor langsung kepada direktur SDM (48,3%)
tapi ada kaemungkinan yang lain. Di beberapa perusahaan, HRIS merupsksn subunit
dari kelompok SDM lsin seperti kompensasi dan tunjangan (20,1%)atau perencanaan
SDM (2,5%).
Pemakai
Informasi Sumber Daya Manusia
Pemakai
system informasi sumber daya manusia adalah manajer-manajer yang berada didalam
fungsi ini dan manajer yang membutuhkan keenam kelompok informasi yang
dihasilkan oleh SIMSDM.
Pemakai
sistem
|
Perencanaan
|
Rekruitmen
|
Pengelolaan
|
Kompensasi
|
Benefit
|
Lingkungan
|
Manajer
SDM
Eksekutif
lainnya
Manajer
kompensasi/benefit
Manajer
perencanaan SDM
Manajer
hubungan karyawan
Manajer
rekruitmen & seleksi
Manajer
pelatihan
Manajer
akuntansi
Manajer
penggajian
Manajer
lainnya
|
X
X
X
X
X
|
X
X
X
X
X
|
X
X
X
X
X
|
X
X
X
X
X
X
|
X
X
X
X
X
X
|
X
X
X
X
X
|
Bagaimana
manajer menggunakan HRIS
HRIS serupa
dengan sistem informasi keuangan dalam hal isinya yang menjadi perhatian
manajer diseluruh perusahaan. Seperti halnya manajer berminat pada sumber daya
uang mereka, manajer juga berminat pada sumber daya personil mereka.
Tabel di
bawah ini mengidentifikasi para pemakai HRIS. Direktur SDM menggunakan
informasi dari semua subsistem output, seperti halnya eksekutif lain, manajer
EEO/AA di dalam SDM, dan manajer lain diseluruh perusahaan. Manajer unit-unit
di dalam SDm memiliki perhatian khusus dalam subsistem itu yang berhubungan
dengan operasinya. Contohnya, manajer perencanaan SDM secara khusus tertarik
pada subsistem perencanaan angkatan kerja. Dua manajer di luar SDM juga
memiliki khusus yang kuat. Manajer akuntansi berkepentingan khusus karena
dampak dari progran kompensasi dan benefit pada status keuangan
perusahaan. Manajer dari bagian gaji pada departemen akuntansi berkepentingan
khusus dalam subsistem kompensasi. Setiap hari, para manajer di seluruh
perusahaan menggunakan informasi personalia.
Model Sumber
Daya Manusia
Beberapa
model digunakan di sistem informasi sumber daya manusia seperti misalnya model
matematis untuk menghitung gaji, menghitung bonus, menentukan kompensasi,
menetukan besarnya benefit. Model perhitungan merupakan model yang paling
sederhana, yaitu gaji tiap karyawan dihitung berupa gaji pokok ditambah gaji
variable (misalnya tarif per jam variable dikalikan jam kerja) ditambah
tunjangan-tunjangan. Model kompensasi bervariasi dari yang sederhana samapai
yang rumit. Yang paling sederhana misalnya adalah kompensasi salesman. Jika
dapat menjual lebih besar dari 10 unit, maka kelebuhan dari 10 unit mendapat
kompensasi 20 % dari harga barangnya. Sehingga besarnya kompensasi adalah (unit
dijual – 10 ) *0.2* harga barang yang dapat ditulis berupa model deprogram
computer sebagai berikut
Kompensasi =
abs (unitjual – 10 ) *0.2*harga
Model
kompensasi yang rumit misalnya adalah model kompensasi yang disebut dengan inducing
scheme. Model benefit juga bervariasi dari yang sederhana, yaitu defined
contribution dan profit sharing sampai yang rumit seperti di definet benefit
(menggunakan konsep nilai sekarang)
Kegiatan
utama SDM
SDM
mendukung area fungsional lain dengan membantu mendapatkan personil baru,
mempersiapkan personil untuk melakukan tugasnya, dan menangani semua pencatatan
yang berhubungan dengan pegawai dan mantan pegawai. Dalam memenuhi tanggung
jawabnya, SDM melaksanakan empat kegiatan utama yaitu;
1)
Perekrutan & penerimaan. SDM membantu membawa pegawai baru kedalam perusahaan
dengan memasang iklan lowongan kerja di Koran., member tahukan posisi yang
diminta kepada agen kerja swasta maupun pemerintah, melakukan
wawancarapemilihan di kampus dan di fasilitas perusahaan, dan mengurus ujian
bagi para pegawai. SDM sellu mengikuti perkembangan terakhir dalam pemerintah
yang mempengaruhi praktek kepegawaian dan menasehati manajemen untuk menentukan
kebijakan yang sesuai.
2)
Pendidikan dan Pelatihan
Selama
periode kepegawaian, SDM dapat mengatur berbagai program pendidikan dan pelatihan
yang diperlukan untuk meningkatkan pengetahuan dan keahlian kerja pegawai.
Contohnya, staf SDM dpat membantu analis sistem dalam melatih pemakai selama
tahap penerapan dari siklus hidup sistem.
3) Manajemen
Data
SDM
menyimpan database yang berhubungan dengan pemakai dan memproses data untuk
memenuhi kebutuhan informasi pemakai.
4)
Penghentian dan Administrasi Tunjangan
Ketika
pegawai berhenti bekerja, SDM memproses kertas kerja yang diperlukan dan kadang
melakukan wawancara keluar. Salah datu tujuan wawancara ini untuk belajar
bagaimana perusahan dapat memberikan pelayanan yang lebih baik bagi pegawainya
di masa yang akan datang. Setelah penghentian, SDM mengurus program pensiun
perusahaan bagi mantan pegawai yang berhak. Saat pegawai bekerja untuk perusahaan,
mereka tidak dikelola oleh SDM, tetapi oleh manajer area tempat mereka bekerja.
SDM karena itu melaksanakan fungsi pendukung, memudahkan arus sumber daya
personil melalui perusahaan.
Manajemen
sumber daya manusia tidak terjadi pada lingkungan yang statis, tapi pada
lingkungan yang selalu berubah. Karena itu proses pengolahan sumber daya
manusia di perusahaan tidak pernah berenti demi mendapatkan sumber daya yang
sesuai dengan waktu dan tugas yang ahrus dipikulnya. Bebrapa proses yang
dilakukan dalam mengolah sumber daya manusia adalah;
1.
Perencanaan SDM, aktivitas ini dimaksudkan untuk mendapatkan sumber daya
manusia yang selalu sesuai dengan kebutuhan. Tujuan ini dilakukan dengan
melakukan analisis terhadap infomasi yang berkaitan dengan SDM yang ada
diperusahaan saat ini seperti;
a. Informasi
keahlian yang dimiliki dan yang diperlukan, lowongan pekerjaan yang ada dan
rencana penambahan atau pengurangan karyawan dibagian tertentu.
b. Informasi
tentang lingkungan seperti informasi tentang pasar tenaga kerja.
Dalam
pelaksanaa sumber daya manusia ada 2 aspek yang harus dipertimbangkan, seperti;
a) Kebutuhan
SDM dimasa mendatang dengan menetukan berapa jumlah, jenis dan tingkat keahlian
SDM yang diperlukan
b)
Keseimbangan SDM dimasa mendatang dengan membandingkan kebutuhan SDM dimasa
mendatang dengan jumlah karyawan saat ini yang diperkirakan tetap bergabung
dengan organisasi.
c)
Penerimaan atau pemutusan hubungan kerja berdasarkan kondisi SDM saat ini dan
kebutuhan dimasa datang.
d)
Pengembangan SDM yang dimaksudkan untuk menjamin terpenuhnya kebutuhan
organisasi akan karyawan yang memiliki kemapuan dan penglaman yang sesuai.
2.
Penerimaan, aktivitas ini berkaitan dengan masalah pengadaan SDM yang
sesuai dengan kebutuhan yang telah direncanakan. Pencarian SDM biasanya
dilakukan melalui Koran, internet, penyalur tenaga kerja, dari mulut kemulut
dan mencari kekapus-kampus.
3. Pemilihan,
aktivitas ini dilakukan dengan mengevaluasi informasi yang diperoleh dari
formulir pendataran atau lamaran yang diterima, interview, berbagai macam tes,
seperti tes iQ dan EQ dan lain bentuk informasi yang dianggap perlu oleh
manajemen SDM dalam penyeleksian untuk mendapatkan SDM yang sesuai denga
rencana yang telah ditentukan.
4.
Sosialisasi, aktivitas ini dilakukan untuk membantu SDM yang baru
diterima agar secara harus dapat beradaptasi dengan lingkungan intern
organisasi. SDM baru tersebut diperkenalkan dengan rekan-rekan barunya serta
tanggung jawab yang diembanny.
5. Pelatihan
dan pengembangan, aktivitas pelatihan dimaksudkan untuk meningkatkan
kinerja SDM saat ini agar mampu melaksanakan tugas yang diberikannya secara
efektif dan efisien, sedangkan program pengembanganya dimaksudkan untuk
mempromosikan SDM tersebut.
6. Penilaian
kerja, aktivitas ini dilakukan dengan mambandingkan antara kinerja
secara individu/organisasi/sub organisasi dengan standar yang telah ditentukan.
7. Promosi,
mutasi, penurunan pangkat, pemecatan, aktivitas ini mencerminkan nilai SDM
tertentu bagi organisasi perusahaan. SDM yang menunjukan kinerja yang baik akan
dipromosikan ke jabatan yang lebih tinggi atau ditingkatkan keahliannya
sedangkan SDM yang memiliki kinerja rendah akan diturunkan pangkatnya,
dipindahkan ke posisi yang kurang penting atau dipecat.
Strategi
mempersiapkan SDM
Struktur dan
SDM di era Teknologi dan Informasi
Sejak
teknologi computer dikembangkan sebagai penopang system informasi, telah lahir
sejumlah perubahan, mulai dari system bisnis,pola transaksi hingga struktur
pengorganisasian dan manajemen sumber daya manusia itu sendiri. Struktur
pengorganisasian yang sangat birokratis, dan pyramidal yang selama ini dibentuk
telah mulai bergeser menjadi tahapan birokrasi lebih flat. Artinya tahapan
birokrasi berkurang dan lebih sederhana.
Perkembangan
terakhir system jaringan yang telah memungkinkan terjadinya distribusi data dan
informasi dengan mobilitas tinggi, telah mengakibatkan praktek struktur
pengorganisasian SDM mengalami perubahan yang sangat besar, dimana pekerjaan
atau proses transaksi dapat didistribusikan dari berbagai terminal, namun data
tetap terintegrasi menjadi satu kesatuan. Dengan demikian, dalam mengerjakan
suatu pekerjaan, SDM tidak lagi terikat oleh tempat. Barangkali mereka
melakukan pemantauan atau pengendalian dari rumah atau dari computer notebook
yang dapat dibawa kemana saja.
Karir
dibidang teknologi informasi
Secara umum
karir dibidang teknologi informasi atau computer dapat dibedakan menjadi
sebagai berikut :
a) Ahli S1
yaitu seorang ahli dalam melakukan analisa dan menyusun suatu program atau
system informasi. Ahli S1 ini dapat dikelompokan menjadi system analis dan
pemograman.
b) Ahli ilmu
computer, yaitu seorang yang mampu mengembangkan system computer baik software
maupun hardware.
c) Ahli
hardware, yaitu orang yang memiliki keahlian dala merakit, menginstal, dan
melakukan perawatan secara teknis peralatan-peralatan computer, termasuk
didalamnya jaringan computer dan internet.
d) Operator,
yaitu orang yang bertugas untuk mengoperasikan dan mengawasi system computer
dan S1 yang diimplementasikan didalam perusahaan. Disamping itu, ia juga
bertugas untuk memasukan data-data awal maupun data transaksi.
Persiapan
SDM
System
informasi berbasis TI tidak dapat diimplementasikan secara utuh tanpa dukungan
dari SDM, perusahaan dan pihak eksternal, seperti supplier dan konsumen sebagai
pengakses system. Oleh karena itu, dibutuhkan persiapan SDM secara baik dan
teritegrasi.
Tidak mudah
untuk mempersiapkan SDM internal perusahaan apalagi eksternal yang berada
diluar pengaruh langsung para pemimpin perusahaan. Untuk memulai persiapan bagi
SDM. Pimpinan perusahaan dapat menempuh bebrpa kebijakan sebagai berikut;
a)
Memperbarui system perekrutan staf, baik karakteristiknya, metode
penyaringannya, maupun media yang digunakan. Misalnya dengan memanfaatkan
internet untuk menerima surat lamaran.
b)
Menberikan pelatihan terhadap SDM internal yang telah ada dengan terlebih
dahulu melakukan sosialisasi dan motivasi bahwa penggunaan teknologi bukan
untuk menggusur atau memperberat pekerjaan mereka. Melainkan untuk mempermudah
dan meningktkan daya saing.
c) Sementara
bagi SDM eksternal, perusahaan dapat melakukan sosialisasi melalui media-media
cetak atau surat-surat yang intinya memperkenalkan SI berbasis TI yang
diterapkan dan bagaimana mengoperasikanya.
Evaluasi SDM
Proses
evaluasi SDM merupakan bagian dari MSDM. Tujuan evaluasi adalah untuk melihat
efektivitas proses MSDM. Khuhsnya dalam hal ini adalah evaluasi terhadap
kemampuan untuk beradapatasi terhadap teknologi yang diimplementasikan terhadap
perusahaan.
Bagi SDM
internal, penilaian tersebut dapat meliputi kemampuan untuk memahami dan
keberaniannya dalam mengoprasikan teknologi itu, serta sejauh mana mereka
memanfaatkan dan mengoksplorasi teknologi.
Sementara
itu, bagi SDM eksternal penilaian dapat meliputi kemampuannya untuk memahami
dan keberaniannya untuk menggunakan teknologi baik dalam melakukan transaksi
maupun memasukan data-data penting lainnya.
Daftar Pustaka
