Diajukan sebagai tugas mata kuliah
Sistem Informasi Manajemen
Disusun oleh:
Nama : Aginta
Syahrulina
NIM : 11140210
Dosen pengampu:
Septia Lutfi, Skom, Mkom.
STIE BANK BPD JATENG
2015
ABSTRAK
Makalah ini direncanakan untuk menyediakan informasi bagi setiap
lembaga pendidikan mengenai konsep sistem informasi manajemen sekolah. Di
dalamnya, berbagai praktek dan pilihan dipertimbangkan untuk perencanaan dan
implementasi Sistem Informasi
Manajemen(SIM) dalam lembaga sekolah. Penemuan dalam karya ilmiah
didasarkan pada berbagai tinjauan mengenai software SIM sekolah
yang sudah diterapkan. Terkait hal ini, berbagai lembaga pendidikan dan sekolah
memerlukan suatu layanan atau fasilitas untuk memberikan informasi akademik
untuk setiap siswa, guru, dan pihak umum secara cepat dan akurat. Hal ini
diwujudkan melalui penggunaan website setiap
lembaga pendidikan.
SIM didefinisikan
melalui informasi mengenai konsep dan berbagai aspek pendukung yang diperlukan
untuk membangun SIM sekolah. Karya ilmiah ditutup melalui kesimpulan dan
rekomendasi bagi pihak sekolah untuk lebih memahami dan mengimplementasikan SIM
secara lebih baik.
BAB 1
PENDAHULUAN
2.1
Latar Belakang
Suatu lembaga pendidikan formal memiliki keinginan untuk
menjelaskan, mendefinisikan serta menerapkan suatu model pendidikan yang berdasarkan
ekspektasinya memilki kapabilitas dan sesuai dengan perkembangan zaman.
Manajemen pendidikan pada era informasi merupakan suatu
prioritas untuk kelangsungan pendidikan atau dengan kata lain merupakan suatu
bentuk pendidikan yang harus memiliki ciri khusus untuk menciptakan hasil yang
sesuai dengan tujuan lembaga pendidikan. Hal ini disebabkan penurunan
perkembangan pendidikan dilihat dari segi kualitas dan hasil dari ekspektasi
lembaga pendidikan. Selain itu, penurunan ini juga disebabkan oleh tidak
tersedianya manajemen yang baik untuk mengelola pendidikan di beberapa lembaga
pendidikan.
Meningkatnya
ilmu pengetahuan dan teknologi terutama pada bidang Komputerisasi
telah menunjukkan bahwa perkembangan tersebut dapat membantu memecahkan
masalah pada proses implementasi sistem informasi manajemen pendidikan. Menurut
Undang-Undang RI Nomor 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional
menyatakan bahwa:
Pendidikan
adalah usaha sadar dan terencana untuk mewujudkan suasana belajar dan proses
pembelajaran agar peserta didik secara aktif mengembangkan potensi dirinya
untuk memiliki kekuatan spiritual, keagamaan, pengendalian diri, kepribadian,
kecerdasan, akhlak mulia, serta ketrampilan yang diperlukan dirinya,
masyarakat, bangsa dan negara.
Implementasi
sistem informasi manajemen pendidikan adalah sebagai pendukung kegiatan fungsi
manajemen seperti planning, organizing, actuating, controlling dalam
rangka menunjang tercapainya sasaran dan tujuan fungsi-fungsi operasional dalam
organisasi pendidikan dalam rangka untuk menunjang tercapainya sasaran dan
tujuan fungsi-fungsi operasional dalam organisasi pendidikan.
Pendidikan harus menetapkan visi dan misi yang jelas untuk
memproduksi keputusan yang berkualitas dan beroperasi secara maksimal seiring
perkembangan zaman. Untuk mewujudkan hal ini, perlu dibuat suatu struktur dan
manajemen yang pasti dan sesuai dengan visi dan SIMi lembaga pendidikan.
Melalui penggunaan internet dan sistem informasi, lembaga pendidikan dapat
mengembangkan manajemen yang baik.
Menurut UU No. 20 tahun 2003 adalah usaha sadar dan terencana
untuk mewujudkan suasana belajar dan proses pembelajaran agar peserta didik
secara aktif mengembangkan potensi dirinya untuk memiliki kekuatan spiritual
keagamaan, pengendalian diri, kepribadian, kecerdasan, akhlak mulia, serta
keterampilan yang diperlukan dirinya, masyarakat, bangsa dan negara. Pendidikan
pada dasarnya adalah proses komunikasi yang di dalamnya berisi suatu
transformasi pengetahuan, berbagai nilai dan keterampilan baik di dalam maupun
luar sekolah yang berlangsung secara konstan dari satu generasi ke generasi
berikutnya.
2.2
Ruang Lingkup
Ruang lingkup dalam
penulisan makalah ini, yaitu terbatas pada:
·
Konsep sistem
informasi manajemen.
·
Penggunaan SIM di
lembaga pendidikan.
·
Analisa SIM lembaga
pendidikan.
·
Prinsip-prinsip SIM di
sekolah.
·
Kebutuhan-kebutuhan
pendukung SIM.
2.3 Tujuan
dan Manfaat
1.3.1 Tujuan
Tujuan dari penulisan
makalah ini adalah untuk menganalisa penggunaan SIM / sistem informasi
manajemen dalam berbagai lembaga sekolah, memahami konsep manajemen,
memperdalam ilmu mengenai prinsip dan teori serta menginvestigasi kebutuhan
yang diperlukan untuk membangun sistem informasi manajemen sekolah.
1.3.2 Manfaat
Manfaat yang
diharapkan dari penulisan makalah ini dikhususkan kepada lembaga pendidikan
agar dapat memperdalam ilmu mengenai sistem informasi manajemen sekolah dan
menggunakannya untuk peningkatan kualitas layanan baik bagi sekolah maupun
pihak umum.
1.4
Metodologi Penelitian
Metode yang digunakan
dalam penulisan makalah ini adalah metode studi pustaka melalui pengumpulan
materi, data dan informasi dari artikel yang berkaitan dengan masalah yang
dibahas.
Berikut adalah flowchart langkah-langkah yang dilakukan dalam
penulisan makalah ini.
·
Penelitian Pendahuluan
·
Studi Pustaka
·
Perumusan Masalah
·
Pembatasan Masalah
·
Analisis Data
·
Kesimpulan dan Saran
BAB 2
LANDASAN TEORI
2.1 Database
Database merupakan koleksi data yang saling berhubungan
yang dapat diperoleh dengan mudah dan diproses dengan computer.
2.2 Informasi
Informasi merupakan
data yang telah diproses, diatur, dan diintegrasikan untuk menyediakan suatu
pandangan tertentu. Informasi yang berkualitas memiliki 5 kriteria, yaitu :
·
Akurat : informasi
harus bisa dipercaya, bebas dari kesalahan, dan tidak membingungkan pengguna
informasi.
·
Tepat waktu :
informasi harus diterima tidak terlambat sehingga tidak mengganggu proses
pengambilan keputusan.
·
Relevan : informasi
yang diperoleh harus sesuai dengan masalah yang dibahas.
·
Lengkap : informasi
yang disajikan lengkap sehingga mempermudah penerima dalam menggunakannya untuk
berbagai kegiatan.
·
Jelas : informasi yang
disampaikan harus jelas artinya / tidak ambigu.
2.3 Sistem
Sistem dijabarkan
melalui pendekatan prosedur dan pendekatankomponen. Berdasarkan pendekatan
prosedur, sistem berartisekumpulanprosedur-prosedur yang memiliki suatu tujuan
tertentu sedangkan berdasarkan pendekatan komponen,sistem berartisekumpulan komponen
yang saling berhubungan dan membentuk kesatuan untuk mencapai
tujuantertentu.(Jogiyanto,2001. Sistem Teknologi Informasi, hal 34).
2.4 Sistem
Informasi
Sistem informasi
adalah kombinasi hardware, software, infrastruktur, dan personel terlatih yang
diatur untuk memfasilitasi perencanaan, kontrol, koordinasi, dan pembuatan
keputusan dalam suatu organisasi.
2.5 Manajemen
Manajemen adalah
pengelolaan dan koordinasi berbagai aktivitas bisnis dengan tujuan untuk
mencapai suatu objektif yang diinginkan. Manajemen sering dimasukkan sebagai
faktor produksi suatu organisasi seiring dengan mesin, material, dan biaya.
Menurut ahli manajemen, Peter Drucker (1909-2005), tugas dasar manajemen adalah
pemasaran dan inovasi.
Praktek manajemen
modern berasal dari studi dari masa lampau yang dilakukan Sir Thomas More (1478
– 1535) dengan melihat berbagai kegagalan dan rendahnya efisiensi kesuksesan
beberapa perusahaan. Manajemen berisi berbagai fungsi yang saling berkaitan
untuk membuat peraturan perusahaan, pengaturan, perencanaan,
pengontrolan, dan pengarahan sumber daya organisasi dengan tujuan untuk
mencapai objektif yang sesuai dengan peraturan yang telah dibuat.
2.6 Sistem
Informasi Manajemen (SIM)
Sistem
Informasi Manajemen/SIM merujuk kepada
suatu sistem berbasis komputer yang menyediakan suatu alat bagi manajer untuk
menyusun, mengevaluasi, dan mengelola berbagai departemen dalam organisasi
secara efisien.
Untuk menyediakan
informasi baik informasi lama, baru, dan masa depan, sistem informasi manajemen
dapat menggunakan softwareyang membantu dalam membuat
keputusan, sumber daya sepertidatabase, hardware sistem, sistem pendukung keputusan,
manajemen sumber daya manusia dan proyek, dan berbagai proses terkomputerisasi
lain yang membantu departemen dalam bekerja secara lebih efisien.
(http://www.webopedia.com/TERM/M/SIM.html).
BAB 3
PEMBAHASAN
3.1 Sistem
Informasi Manajemen Sekolah
3.1.1. Tujuan
Sistem Informasi Manajemen Sekolah
Ada beberapa tujuan
dibentuknya suatu sistem informasi manajemen sekolah, antara lain :
·
Bagi pihak sekolah
·
Memperudah proses
pengelolaan data akademik dan non akademik.
·
Menyediakan suatu
laporan perkembangan siswa dalam proses pengajaran.
·
Menyediakan suatu
laporan perkembangan pengajar dalam kegiatan pembelajaran.
·
Menjadi panduan untuk
membuat peraturan sekolah.
·
Berperan sebagai
sarana komunikasi antara masyarakat dan orang tua siswa tanpa batasan waktu dan
tempat.
·
Menjadi media promosi
yang memperkenalkan sekolah.
·
Sebagai sarana
perluasan informasi / pengetahuan.
·
Bagi pihak orang tua
siswa
·
Mempermudah orang tua
dalam memonitor perkembangan anak (siswa) di sekolah.
·
Bagi siswa
·
Menyediakan suatu
media bagi siswa untuk memantau perkembangan baik dari sisi akademik maupun non
akademik.
·
Membantu siswa dalam
memperoleh informasi mengenai mata pelajaran yang disajikan di sekolah dan
meningkatkan prestasi siswa melalui database bahan
pelajaran dan soal latihan.
·
Membantu siswa dalam
persiapan sebelummemasuki jenjang pendidikan selanjutnya, merencanakan karir,
dan mengembangkan kemampuan sosial atas dasar informasi dan pengetahuan
akan dirinya sendiri, sekolah, linkungan kerja, dan masyarakat.
3.1.2. Syarat
dan Ruang Lingkup Perencanaan Sistem Informasi Manajemen Sekolah
Ada beberapa faktor
yang dapat menjadi syarat kesuksesan sistem informasi manajemen suatu sekolah,
antara lain :
·
Ketersediaan / availability
Informasi yang
dipersiapkan untuk membuat sistem informasi harus tersedia bagi pihak-pihak
dalam sekolah. Hal ini merupakan suatu hal mendasar dalam merancang suatu
sistem informasi.
·
Mudah untuk dipahami
/ comprehensibility
Informasi yang
tersedia di dalam sistem harus dimengerti oleh pihak pembuat keputusan sistem.
Informasi yang termasuk di dalamnya adalah informasi mengenai jadwal rutin
tugas-tugas dari sistem informasi dan keputusan yang tepat.
·
Kesesuaian / relevant
Informasi yang ada di
sistem harus berupa informasi yang sesuai dengan apa yang dibutuhkan suatu
organisasi. Informasi ini bisa berkaitan dengan permasalahan yang sedang
dihadapi, SIMi, ataupun tujuan dari organisasi yang berkaitan.
·
Kelengkapan / completeness
Informasi yang lengkap
tidak berarti banyaknya informasi yang ada di dalam suatu sistem. Kelengkapan
berarti informasi yang diperlukan cukup untuk memenuhi standar yang berlaku
dalam organisasi yang menggunakan sistem informasi yang bersangkutan. Hal ini
berperan penting dalam menghasilkan suatu sistem informasi yang fungsional bagi
penggunanya.
·
Ketepatan waktu
/ timing
Penyediaan informasi yang
tepat merupakan hal yang penting untuk merancang suatu sistem informasi.
Informasi harus memenuhi syarat-syarat sebelumnya sebelum dapat dianalisis
untuk membuat sistem akhir.
·
Terorganisir / coordinated
Sistem informasi yang
dibuat harus terstruktur sehingga membuat sistem bekerja dengan baik. Letak
sistem informasi manajemen dilakukan secara terpusat. Hal ini bertujuan untuk
memastikan bahwa informasi dapat digunakan oleh bagian-bagian sistem yang
sesuai.
·
Meningkatkan
produktivitas
Sistem informasi manajemen
harus mampu meningkatkan produktivitas organisasi yang bersangkutan. SIMalnya,
sistem informasi manajemen sekolah menyediakan suatu layanan untuk
membuat record mengenai data siswa sekolah tersebut. Hal
ini akan mempermudah pihak administrasi dalam mengelola data dan juga
mengurangi tingkat kesalahan pemrosesan data.
Sistem informasi
manajemen sekolah memiliki suatu ruang lingkup. Hal ini dilakukan untuk
memberikan batasan yang jelas antara bagian-bagian sistem yang ada dalam
sistem. Ruang lingkup standar sistem informasi manajemen sekolah meliputi :
·
Sistem Informasi
Profil Sekolah
Merupakan sistem utama
dari sekolah. Konten yang ada di dalamnya berupa data sekolah yang terhubung
dengan standar kode pengenal sistem informasi manajemen sekolah dari jaringan
pendidikan nasional. Standar kode digunakan sebagai alat bagi dinas pendidikan
daerah untuk memperoleh informasi mengenai suatu sekolah. Hal ini bertujuan
untuk mempermudah dinas pendidikan dalam membuat suatu keputusan menyangkut
pengembangan setiap sekolah.
·
Sistem Informasi
Manajemen dan Administrasi Personalia (SISILIA)
Sub-sistem informasi
manajemen sekolah ini berkaitan dengan tenaga pengajar sekolah. Isinya antara
lain pengelolaan penerimaan pegawai honorer, data mengenai jumlah tenaga pengajar
sementara dan tetap, tunjangan, profil tenaga pengajar, dan evaluasi kemampuan
tenaga pengajar.
·
Sistem Informasi
Manajemen Kesiswaan Sekolah Terpadu
Sub-sistem yang
berkaitan dengan pengelolaan informasi mengenai siswa sekolah. Manajemen /
pengelolaan informasi dilakukan dengan menggunakan nomor induk siswa nasional /
NISN.
·
Sistem Informasi
Manajemen Sarana dan Prasarana Sekolah
Sub-sistem yang
mempermudah pengelolaan inventarisasi sarana dan prasarana sekolah, persediaan,
dan laporan mengenai pengelolaan peralatan dan perlengkapan sekolah. Fungsi
lainnya adalah perencanaan biaya mengenai penyediaan dan perawatan seluruh
inventaris sekolah. Hal ini akan mendukung pihak manajemen sekolah dalam
menganalisa kebutuhan operasional sekolah selama satu periode pengajaran.
·
Sistem Informasi
Manajemen Kegiatan Akademik
Merupakan sub-sistem
dasar manajemen pendidikan di sekolah. Terdiri dari 4 sudut pandang dengan
struktur sebagai berikut :
·
Sudut pandang dewan
kurikulum
·
Sudut pandang tenaga
pengajar
·
Sudut pandang pihak
pengusaha / eksekutif
·
Sudut pandang siswa
·
Sistem Informasi
Administrasi dan Pengelolaan Keuangan Sekolah
Sub-sistem yang
berkaitan dengan manajemen keuangan sekolah. Kontennya meliputi perencanaan
anggaran pendapatan dan pembiayaan sekolah (RAPBS), laporan mengenai transaksi
pendapatan dan pengeluaran sekolah, dan sistem akutansi yang terstruktur.
·
Situs Layanan
Informasi Sekolah dan Masyarakat
Merupakan media untuk
menghubungkan berbagai pihak baik pihak dalam sekolah maupun luar sekolah. Hal
ini bertujuan untuk menyediakan suatu layanan informasi mengenai sekolah /
publikasi, menjelaskan berbagai hubungan dengan pihak sponsor sekolah, dan
menyediakan wadah dagi berbagai pihak untuk membagikan ide dan gagasan yang
berkaitan dengan sekolah.
3.1.3. Material
Penyusun Sistem Informasi Manajemen Sekolah
Untuk membuat suatu
sistem berdasarkan ruang lingkup sistem informasi manajemen sekolah, diperlukan
bahan-bahan / material yang sesuai. Hal ini bertujuan untuk mendukung
terciptanya sistem informasi yang baik. Beberapa material yang dapat dijadikan
acuan untuk membuat sistem informasi manajemen sekolah, antara lain :
·
Profil Siswa
Merupakan data siswa
secara keseluruhan. Hal ini meliputi biaya adSIMi, biaya sekolah, kelas, hasil
prestasi, dan penghargaan serta catatan mengenai siswa yang bersangkutan.
No
|
Nama Kebutuhan
|
Detail Kebutuhan
|
1
|
Registrasi Siswa
|
Data penerimaan
siswa baru
|
2
|
Kelas dan Subjek
Siswa
|
Data mengenai kelas
dan subjek yang disediakan dalam suatu kelas untuk siswa
|
3
|
Kartu Hasil Prestasi
Siswa
|
Data mengenai
hasil perolehan nilai siswa pada subjek dan kelas tertentu
|
4
|
Biaya Sekolah Siswa
|
Data biaya dan iuran
sekolah
|
5
|
Penghargaan dan
Catatan Siswa
|
Data mengenai
penghargaan dan catatan mengenai siswa selama masa studi siswa
|
6
|
Surat Pengunduran
Diri Siswa
|
Surat penjelasan
siswa yang mengundurkan diri selama masa studi
|
Tabel 3.1 Tabel
Kebutuhan Profil Siswa
·
Subjek dan Kelas
Sekolah
Merupakan informasi
mengenai kelas-kelas yang ditawarkan sekolah seperti matematika dan bahasa dan subjek-subjek
yang ada di dalam kelas tersebut.
No
|
Nama Kebutuhan
|
Detail Kebutuhan
|
1
|
Kelas Sekolah
|
Informasi mengenai
kelas yang ditawarkan sekolah
|
2
|
Subjek dalam Kelas
Sekolah
|
Informasi mengenai
subjek dalam suatu kelas yang ditawarkan sekolah
|
3
|
Biaya Kelas
|
Informasi biaya dari
berbagai kelas
|
Tabel 3.2 Tabel Kebutuhan
Subjek dan Kelas Sekolah
·
Peran Sistem Sekolah
Merupakan konten
mengenai peran dan tanggung jawab dari berbagai fakultas sekolah.
No
|
Nama Kebutuhan
|
Detail Kebutuhan
|
1
|
Tenaga Pengajar
|
Memungkinkan
pengajar untuk mengelola data siswa meliputi kuis, tugas, hasil ujian tengah
semester dan akhir semester
|
2
|
Resepsionis
|
Memungkinkan
resepsionis untuk menambah, menghapus, memperbaharui, dan melihat data akadeSIM
dan biaya siswa
|
3
|
Kepala Sekolah
|
Memungkinkan kepala
sekolah untuk melihat data siswa, biaya, informasi dan kinerja staf sekolah
|
Tabel 3.3 Tabel
Kebutuhan Peran Sistem Sekolah
·
Perencanaan Sekolah
Informasi mengenai
jadwal kelas dan berbagai peristiwa penting yang dilaksanakan di sekolah.
No
|
Nama Kebutuhan
|
Detail Kebutuhan
|
1
|
Jadwal Kelas
|
Informasi mengenai
penambahan kelas baru, pembaharuan jadwal kelas per masa studi, dan
penjelasan seluruh jadwal kelas yang ada dalam sekolah
|
2
|
Jadwal Peristiwa
Penting / Event
|
Informasi mengenai
berbagai tipe danevent yang akan datang
|
Tabel 3.4 Tabel
Kebutuhan Perencanaan Sekolah
·
Kehadiran
Memungkinkan pembuatan
laporan mengenai daftar kehadiran siswa dan staf sekolah.
No
|
Nama Kebutuhan
|
Detail Kebutuhan
|
1
|
Kehadiran Siswa
|
Informasi mengenai pembuatan
laporan dan pengelolaan kehadiran siswa
|
2
|
Kehadiran Staf
Sekolah
|
Informasi mengenai
pembuatan laporan dan pengelolaan kehadiran staf sekolah
|
Tabel 3.5 Tabel
Kebutuhan Kehadiran
3.2 Analisa
dan Perancangan Sistem
3.2.1. Analisa
Sistem
Analisa sistem dapat
didefinisikan sebagai penguraian sistem informasi ke dalam beberapa bagian
dengan maksud untuk identifikasi dan evaluasi. Berbagai permasalahan,
kesempatan, dan hambatan, dan kebutuhan yang diharapkan dianalia sehingga dapat
dicari solusinya.
3.2.2. Analisa Kelemahan
Sistem
Analisakelemahan
sistem dapat dilakukan dengan meninjau permasalahan yang mengganggu sistem yang
sudah digunakan / ada sebelumnya. Masalah-masalah pada sistem dapat
diidentifikasi melalui teknik analisa PIECES yang terdiri dari 6 komponen,
yaitu :
·
Performance (kinerja), dapat ditinjau dari :
·
Tingkat keberhasilan
pengiriman message dalam jaringan sistem
(throughput).
·
Waktu respon / jawaban
sistem (response Time).
·
Information (informasi), dapat dilihat melalui :
·
Hasil
Dari hasil yang ada,
dilihat apakah ada kekurangan informasi, kesesuaian informasi dengan masalah,
kelebihan informasi, format informasi yang tidak berguna / dimanfaatkan,
ketidaktepatan informasi, dan kesulitan pembuatan informasi.
·
Masukan / input
Input data dapat bermasalah jika data sulit untuk
didapat, adanya pengulangan perolehan data, terlalu banyak data yang diperoleh,
dan kemungkinan perolehan data yang tidak legal / melanggar hak cipta.
·
Data yang disimpan
Data yang disimpan
dapat menimbulkan permasalahan jika data tidak aman dari berbagai ancaman dan
tindak pembajakan, data tidak terorganisir, data tidak fleksibel, dan data
tidak dapat diakses.
·
Economic (ekonomi), dapat dilihat dari :
·
Biaya
Biaya dapat menimbulkan masalah jika biaya
yang diperlukan tidak diketahui, tidak dapat ditelusuri, dan terlalu mahal.
·
Profit / keuntungan
Profit dapat dicapai dengan melihat tren
bisnis baru dan peningkatan pemasaran.
·
Control (kontrol), dapat diteliti melalui :
·
Keamanan / kontrol
yang kurang
Hal ini dapat menyebabkan data masukan tidak
cukup diolah, regulasi privasi data dapat dilanggar, kemungkinan terjadinya
pemrosesan error, dan pengambilan keputusan
yang tidak benar (error).
·
Keamanan yang terlalu
ketat
Hal ini dapat menyebabkan ketidakpraktisan
bagi pelanggan dan pekerja dan penundaan pemrosesan.
·
Efficiency (efisiensi), dapat dilihat melalui :
·
Waktu yang terbuang
dikarenakan kesalahan orang dan mesin / komputer
Hal ini dapat terjadi
karena adanya pengulangan pemasukan data, pengulangan pemrosesan data, dan
pengulangan pembuatan informasi.
·
Material dan usaha
yang sia-sia dikarenakan kesalahan orang dan mesin / komputer
Hal ini bisa dilihat
jika usaha dan material yang diperlukan untuk menjalankan suatu tugas sangat
besar.
·
Service (layanan), dapat dilihat melalui :
·
Sistem membuat hasil
yang tidak akurat.
·
Sistem membuat hasil
yang tidak konsisten.
·
Sistem membuat hasil
yang tidak dapat dipercaya.
·
Sistem tidak mudah
untuk digunakan.
·
Sistem tidak mudah
untuk belajar.
3.2.3. Analisa
Kebutuhan Sistem
Analisa kebutuhan
sistem terbagi menjadi 2, yaitu :
·
Kebutuhan Fungsional
Merupakan kemampuan
sistem untuk menjalankan proses dan menampilkan informasi sesuai dengan
kepentingan pengguna. Beberapa kebutuhan fungsional yang umum ada pada sistem
informasi manajemen sekolah adalah :
·
Administrator
Pada umumnya, pada
suatu layanan sistem informasi manajemen sekolah tugas yang dapat
dilakukan administrator adalah melakukanlogin ke sistem dan mengubah data siswa, guru,
jadwal pembelajaran, kelas, daftar nilai siswa, dan berita sekolah melalui
penambahan maupun penghapusan data.
·
Siswa
Siswa memiliki
kebutuhan untuk mengakses sistem menggunakan nomor induk masing-masing siswa,
meninjau dan mem-print nilai dan jadwal kelas
yang diikuti, dan memperoleh bahan dan soal mata pelajaran terkait melalui
fitur download.
·
Guru
Guru dapat menggunakan
sistem informasi manajemen sekolah untuk memasukkan nilai masing-masing siswa
dan materi yang diajarkan di kelasnya. Nomor induk kependudukan dapat digunakan
sebagai metode untuk login bagi
masing-masing guru.
·
Visitor / pengunjung
Pengunjung dapat
melakukan pendaftaran siswa baru dan melihat berita terkait sekolah melalui SIM.
·
Kebutuhan Non
Fungsional
Merupakan faktor
pendukung yang mengoptimalkan kinerja sistem. Hal ini dapat ditinjau dari :
·
Kebutuhan Hardware
Syarat hardwareminimal yang diperlukan dalam implementasi SIM,
antara lain :
·
Processor Intel Pentium 4
·
Hardisk 50GB
·
RAM 1GB
·
VGA 128MB
·
Sistem Operasi Windows
7
·
Kebutuhan Software
Software yang digunakan dalam pembuatan program
sistem dapt berupa :
·
Sistem Operasi :
Windows 7
·
Web Server :
Apache/XAMPP
·
Database Server : MySQL
·
Script Engine : PHP
·
Web Browser :
Google Chrome
·
Kebutuhan Pengguna
Kebutuhan pengguna
dalam tahap pembuatan sistem pada umumnya adalah :
·
System
analyst
Tugas : menganalisa
sistem dengan mempelajari kemungkinan timbulnya permasalahan dan penentuan
kebutuhan sistem yang sesuai untuk kemudian diidentifikasi sehingga dapat
menghasilkan desain dan solusi yang tepat.
·
Programmer
Tugas : penulisan kode
program / pemrograman sistem yang telah ditentukan sebelumnya berdasarkan
rancangan yang telah dibuatsystem analyst.
·
Operator / pemakai
Tugas : menggunakan
sistem atau dalam beberapa kasus dapat berperan sebagai pengelola sistem dengan
terlebih dahulu dilatihprogrammer / system analyst untuk mengetahui cara kerja sistem.
3.2.4. Analisa
Kelayakan Sistem
Studi kelayakan sistem
merupakan suatu penilaian terhadap suatu sistem untuk menentukan apakah
sistem yang telah dikembangkan akan terus dijalankan atau diganti dengan sistem
baru. Institusi dan organisasi secara otomatis dianggap telah memenuhi standar
kelayakan teknologi jika sudah menggunakan program berbasis internet. Analisa
kelayakan sistem dibagi menjadi 2, yaitu :
·
Analisa Kelayakan
Teknologi
Teknologi dianggap
layak jika informasi dari suatu lembaga sekolah dapat diakses melalui layanan
internet. Selain itu, suatu repositori khusus institusi penyedia informasi
perlu dibuat, selalu terhubung dengan jaringan internet dalam waktu 24/7, dapat
diakses kapanpun dan di manapun.
·
Analisa Kelayakan
Hukum
Kelayakan hukum dapat
dilihat dari peraturan yang diterapkan oleh institusinya. Hukum yang telah
ditetapkan tidak boleh dilanggar melalui kesalahan dalam penggunaan sistem atau
berbagai aspek lainnya. Aspek utama yang harus menjadi fokus untuk kelayakan
jukum adalah masalah hak cipta. Untuk menghindari masalah pembajakan /
ilegalitas data, maka sistem harus disertakan dengan kekuatan hukum melalui
pembuatan hak cipta atas sistem tersebut.
Sistem baru yang akan
digunakan dianggap layak jika tidak menyimpang dari hukum yang ada, karena
sistem yang diterapkan tidak mengandung unsur SARA, pelecehan, dan tidak
merupakan hasil pembajakan karya individu lain. Hal ini perlu diutamakan untuk
tidak menimbulkan masalah bagi pihak sekolah yang bersangkutan.
·
Analisa Kelayakan
Operasional
Optimalisasi penerapan
sistem dapat tercapai jika staf yang akan menggunakan sistem diberikan
pelatihan untuk memungkinkan operasi sistem yang lebih baik. Hal ini ke
depannya juga akan memberikan pengaruh antara lain mempercepat proses arus data
informasi dan meningkatkan ketepatan informasi kepada pengguna.
Sistem yang dianggap
layak secara operasional juga dilihar dari sejauh mana kemampuan pengguna baik
staf sekolah, guru, siswa, orang tua siswa, dan masyarakat dalam
menggunakannya. Jika mereka mampu memahami penggunaan setiap bagian sistem,
maka sistem dapat dianggap layak secara operasional.
3.2.5. Implementasi
Sistem
Tahapan implementasi
terdiri atas 4 bagian, yaitu :
·
Publikasi website
Hal ini dilakukan
dengan memasukkan website yang belum diolah ke
internet sebagai prototype yang dapat diakses
orang lain.
·
Pengujian sistem
Tujuan pengujian
sistem adalah untuk mengetahui kekurangan darisistem yang dibuat dengan
melakukan kegiatan studi kelayakan. Uji programdilakukan oleh pihak yang
memiliki kepentingan terhadap sistem tersebut. Ada dua jenis uji program, yaitu
:
·
White
Box Testing
Tes ini dimaksudkan
untuk memprediksi cara kerja software secara
rinci. Salah satu bentuk uji white box adalah
uji konversi di mana pengujian dianggap sukses jika fungsi-fungsi software dapat berjalan sesuai dengan ekspektasi
pengguna sistem.
·
Black
Box Testing
Tes ini dilakukan
melalui uji coba antar muka software. Tujuan uji
ini adalah pencarian kesalahan / error pada
fungsi dikarenakan adanya kesalahan fungsi, hilangnya fungsi pada sistem, antar
muka, struktur data, dan kinerja yang tidak sempurna.
Salah satu
contoh black box testing adalah uji validasi. Untuk
melakukan pengujian, maka langkah-langkah yang perlu dilakukan adalah
menjalankan aplikasi, menambahkan data dan menyimpan data.
·
Konversi sistem
Merupakan tahap
peralihan dari penggunaan sistem lama ke sistem baru.
·
Implementasi Lanjutan
Merupakan tahap
pengembangan sistem secara lebih lanjut, monitorisasi sistem dan penjagaan
sistem dari kemungkinan terjadinya error yang
tidak dapat dicegah. Ada beberapa hal yang dilakukan pada tahap ini, antara
lain :
·
Memiliki
duplikat website yang digunakan untuk sistem secara
keseluruhan
Duplikasi dapat
dilakukan dengan memindahkan data yang ada dalam website ke dalam media penyimpanan seperti CD-ROM
atauflashdisk sebagai antisipasi kesalahan jika pada
suatu saat terdapat kesalahan pada sistem. Hal ini akan mempermudah lembaga
sekolah dalam melakukan backup data
jika diperlukan.
·
Mengelola sistem
melalui pembaharuan isi website, gambar,
berita, dan keterangan lain yang berhubungan dengan lembaga sekolah.
BAB 4
PENUTUP
4.1 Kesimpulan
Berdasarkan analisis
yang dilakukan, dapat disimpulkan bahwa :
·
Langkah-langkah yang
spesifik mulai dari analisa sistem, definisi masalah, analisa PIECES, analisa
kebutuhan sistem, dan berbagai aktivitas yang mendukung terbentuknya SIM yang
interaktif dan menarik.
·
Website merupakan media penyampaian informasi
yang dapat menarik minat pengguna dan meningkatkan kualitas baik bagi pihak
sekolah maupun luar sekolah.
·
Penggunaan SIM
menunjukkan citra positif lembaga sekolah tidak hanya dalam ruang lingkup
nasional melainkan juga internasional dikarenakan penggunaan teknologi terbaru
identik dengan penyesuaian dengan standar yang digunakan di berbagai negara.
·
Sistem dapat
meningkatkan kualitas pelayanan informasi melalui penyediaan informasi
yang up-to-date dan jelas.
4.2 Saran
Beberapa saran yang
dapat diungkapkan untuk meningkatkan penelitian di masa yang akan datang,
antara lain :
·
Manajemen database sistem yang berkaitan dapat ditingkatkan
dengan menerapkan konsep pengembangan sistem database yang
terkait dengan lembaga sekolah. Hal ini bisa berupa penambahan fitur backup data untuk mencegah ancaman terhadap data
di masa depan.
·
Dari segi antar
muka, website dapat dikembangkan secara interaktif
dan user friendly sehingga menarik minat pengguna dan
mempermudah proses komunikasi.
·
Pemeliharaan sistem
dengan melakukan maintenance perangkat lunak
dan keras secara teratur.
·
Penambahan fitur-fitur
seperti untuk alumni agar terjalin hubungan antara alumni dengan lembaga
sekolah dan sebagai penyedia informasi tambahan.
DAFTAR PUSTAKA
http://binabbas.org/sisfokol/
http://www.cs.toronto.edu/~sme/CSC340F/readings/PIECES.html
Tidak ada komentar:
Posting Komentar